Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable de sus datos

El responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen por el sitio web girasoleshoreca.com, por WhatsApp y en nuestra bodega es Hector Gutierrez, persona natural comerciante, identificado con NIT 1016066264-0, propietario del establecimiento de comercio Bodega Los Girasoles (nombre comercial «Girasoles - mayoristas canal Horeca»).

Responsable	Hector Gutierrez, persona natural comerciante
Establecimiento de comercio	Bodega Los Girasoles
Nombre comercial	Girasoles - mayoristas canal Horeca
NIT	1016066264-0
Dirección (también para notificaciones judiciales)	Corabastos, Bodega 10, Local 9 Sur, Bogotá D.C.
WhatsApp / teléfono	316 485 8763
Sitio web	girasoleshoreca.com

Correo electrónico: ventas@girasoleshoreca.com.

En esta Política, “Girasoles”, “nosotros” o “el responsable” se refieren a Hector Gutierrez.

2. Para qué sirve esta Política y a qué se aplica

Esta Política explica qué datos personales tratamos, para qué los usamos, con quién los compartimos, qué derechos tiene usted y cómo ejercerlos. Cumple la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015).

El sitio web no vende directamente: muestra la lista de precios y le permite armar una lista de productos que usted nos envía por WhatsApp. Los pedidos se cierran por WhatsApp y los datos para facturar se recogen en el proceso de facturación.

Se aplica a los datos de personas naturales que tratamos como responsables: clientes, representantes y empleados de los negocios clientes, personas que presentan peticiones, quejas o reclamos (PQR) y personas que nos escriben por WhatsApp.

Algunas definiciones (Ley 1581 de 2012, art. 3):

• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación con los datos, como recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo un proveedor de alojamiento web.

Los datos de las empresas (razón social y NIT de una persona jurídica) no son datos personales. Sí lo son el nombre, el teléfono y el correo de las personas que trabajan en ellas, así como el NIT de una persona natural, porque se forma con su número de cédula.

3. Qué datos tratamos

a) Cuando usted arma su pedido en el sitio («Mi pedido»): la lista de productos y cantidades se guarda solo en su navegador (ver la sección 12). No la recibimos mientras usted no toque «Enviar por WhatsApp»; en ese momento nos llega como un mensaje de WhatsApp.

b) Cuando usted presenta una PQR por el formulario del sitio:

• Nombre.
• Número de WhatsApp y, si lo da, correo.
• Nombre del negocio y número de factura, si aplican.
• Descripción del caso.
• Número de radicado, fecha y hora, y la constancia de su autorización (fecha, hora y versión del texto).

c) Cuando usted nos escribe por WhatsApp: su número, el nombre de su perfil y el contenido de la conversación, incluida la lista de productos que nos envíe.

d) Cuando usted ya es cliente:

• Datos de facturación: razón social o nombre, NIT, dirección y correo para la factura electrónica.
• Historial de pedidos y entregas.
• Comprobantes de las transferencias con que paga.
• Comunicaciones sobre garantías o productos en mal estado.

e) Uso del sitio: el sitio no usa cookies ni identificadores persistentes. Contamos eventos anónimos (un clic en WhatsApp, una lista enviada, una búsqueda sin resultado y el sitio de origen de la visita) sin guardar direcciones IP ni nada que lo identifique a usted. Ver la sección 12.

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, opiniones políticas, datos biométricos, etc.) ni datos de niñas, niños o adolescentes. Le pedimos no incluirlos en los campos de texto ni en los mensajes.

4. Para qué usamos sus datos (finalidades)

Separamos dos grupos de finalidades porque piden autorizaciones distintas.

4.1. Atender su pedido y la relación comercial (autorización necesaria)

• Contactarlo por WhatsApp o por teléfono para confirmar disponibilidad, precio, cantidades, dirección y fecha de entrega.
• Confirmar el pedido, prepararlo, entregarlo y dejar constancia de la entrega.
• Expedir la factura electrónica a nombre del NIT del cliente y conciliar los pagos por transferencia.
• Atender reportes de productos en mal estado, garantías y PQR, y hacerles seguimiento con el número de radicado.
• Cumplir obligaciones legales contables, tributarias y de atención al cliente, y responder a autoridades competentes.
• Proteger el sitio contra usos abusivos o fraudulentos.
• Elaborar estadísticas internas agregadas que no identifican a nadie.

Sin estos datos no podemos atender su pedido ni su PQR. En Colombia, la ley no prevé una excepción general para tratar datos sin autorización cuando son necesarios para ejecutar un contrato (Ley 1581 de 2012, art. 10).

4.2. Mensajes comerciales (autorización opcional)

• Enviarle la lista de precios del día, ofertas, productos nuevos y novedades del servicio por WhatsApp, SMS, correo electrónico o llamada.

Esta autorización es opcional:

• Si no la da, igual atendemos sus pedidos.
• Puede retirarla en cualquier momento escribiendo “BAJA” por WhatsApp, o por cualquiera de los canales de la sección 8.
• Enviamos estos mensajes solo en los días y horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos.

Los mensajes que tratan solo sobre su propio pedido (confirmación, entrega, factura, mal estado) hacen parte de la finalidad 4.1 y no son mensajes comerciales.

Si en el futuro queremos usar sus datos para una finalidad distinta, le pediremos una nueva autorización.

5. Datos de terceros y de representantes de negocios

• Quien hace un pedido a nombre de un negocio declara que lo hace con autorización de ese negocio.
• Si usted nos da datos de otra persona (por ejemplo, quien recibirá el pedido o el contacto de facturación), declara que esa persona sabe que nos entregará sus datos, que conoce esta Política y que lo autorizó para hacerlo. Usaremos esos datos solo para las finalidades de la sección 4.1.
• Los datos de contacto de empleados de los negocios clientes se usan solo para la relación comercial con ese negocio.

6. Cómo obtenemos su autorización

• En el sitio web:

  • junto al botón «Enviar por WhatsApp» de «Mi pedido» le avisamos que, al escribirnos, acepta esta Política;
  • el formulario de PQR tiene una casilla, sin marcar, para autorizar el uso de sus datos.

  Escribirnos con ese aviso a la vista, o marcar la casilla, es una conducta inequívoca de autorización. El silencio o la inactividad no cuentan como autorización (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.4).

• En WhatsApp: con un aviso en el primer mensaje que remite a esta Política.

• En el local: de forma verbal o escrita, dejando constancia.

• Mensajes comerciales: solo si usted lo pide o lo acepta expresamente por WhatsApp o en el local.

Guardamos prueba de cada autorización: fecha, hora, canal y, cuando aplica, la versión del texto (Ley 1581 de 2012, art. 17 lit. b; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.5).

7. Sus derechos

Según el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos. b) Pedir prueba de la autorización que nos dio. c) Ser informado, si lo pide, sobre el uso que hemos dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), sic.gov.co, después de haber presentado primero su consulta o reclamo ante nosotros (Ley 1581 de 2012, art. 16). e) Revocar la autorización o pedir que suprimamos sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley. No procede cuando usted tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras haya facturas o garantías en curso. f) Acceder gratis a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta Política cambie de forma sustancial (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.2).

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado y quien se haya estipulado a su favor (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.1).

8. Área responsable y canales de atención

• Área responsable: Administración de Girasoles.
• WhatsApp: 316 485 8763.
• Formulario de PQR en girasoleshoreca.com/pqr/. Genera un número de radicado.
• Correo: ventas@girasoleshoreca.com.
• Presencial en la bodega: Corabastos, Bodega 10, Local 9 Sur, Bogotá, en horario de atención: lunes de 4:00 a. m. a 1:00 p. m.; martes de 4:00 a. m. a 1:00 p. m.; miércoles a viernes de 3:00 a. m. a 1:30 p. m.; sábado de 4:00 a. m. a 11:00 a. m.. Domingos y festivos, cerrado.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Los plazos se cuentan en días hábiles: sin sábados, domingos ni festivos de Colombia.

Requisitos de la solicitud:

• Indique su nombre, un dato de contacto y lo que pide.
• Para proteger sus datos, podemos verificar su identidad antes de responder, por ejemplo confirmando que escribe desde el número registrado o pidiendo una copia de su documento.

Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos):

• Respondemos dentro de 10 días hábiles contados desde que recibimos la consulta.
• Si algún caso necesita más tiempo, le avisamos antes de que venza el plazo, con los motivos y la nueva fecha, sin superar los términos que fija la ley: 10 días hábiles, prorrogables una vez hasta por 5 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 14).

Reclamos (corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o señalar un incumplimiento):

1. El reclamo debe incluir:
   • su identificación;
   • la descripción de los hechos;
   • su dirección o dato de contacto;
   • los documentos que quiera hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses desde esa petición sin que usted complete la información, entenderemos que desistió del reclamo.
3. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y le informa a usted.
4. Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcamos sus datos con la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo. La leyenda se mantiene hasta que el reclamo se decida.
5. Respondemos dentro de 10 días hábiles desde el día siguiente a la recepción. Si algún caso necesita más tiempo, le avisamos antes de que venza el plazo, con los motivos y la nueva fecha, sin superar los términos que fija la ley: 15 días hábiles, prorrogables una vez hasta por 8 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 15).

10. Proveedores, transmisiones y transferencias de datos

No vendemos ni alquilamos sus datos.

Para operar el sitio y atender pedidos usamos proveedores tecnológicos que tratan datos por nuestra cuenta, como encargados:

• Netlify: alojamiento del sitio web (Estados Unidos).
• Supabase: base de datos en la nube, con el servidor en los Estados Unidos (región us-east-1).
• Cloudflare Web Analytics: conteo de visitas sin cookies (Estados Unidos). Solo se activa cuando el sitio se publica en girasoleshoreca.com.
• Meta: la aplicación WhatsApp Business, para conversar con usted (no usamos la API de WhatsApp Business).
• Google Workspace: correo electrónico (Estados Unidos).

La factura electrónica se expide con el software de facturación instalado en nuestras oficinas.

Cuando esos proveedores reciben datos desde fuera de Colombia, hay una transmisión internacional:

• La ley permite hacerla sin informar ni pedir autorización al titular cuando existe un contrato de transmisión con las cláusulas exigidas: alcance del tratamiento, obligaciones del encargado, seguridad y confidencialidad (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2).
• Aun así, preferimos informarle aquí.
• Nos apoyamos en los términos estándar de tratamiento de datos de cada proveedor, que incluyen condiciones de seguridad y confidencialidad.

La SIC ha indicado qué países considera con nivel adecuado de protección; entre ellos están los Estados Unidos y los países de la Unión Europea (Circular Externa 005 de 2017, que adicionó el Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única).

También entregamos datos a:

• autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial (Ley 1581 de 2012, art. 13);
• la DIAN, en lo que exige la facturación electrónica.

Hacemos las entregas con vehículos propios, sin compartir sus datos con transportadores externos.

11. Seguridad

Aplicamos medidas razonables, proporcionales al tamaño del negocio y al tipo de datos (Ley 1581 de 2012, art. 4 lit. g; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.6.1):

• conexión cifrada (HTTPS);
• acceso a la base de datos limitado a las personas que lo necesitan, con usuario y clave personales;
• copias de respaldo;
• revisión de los permisos de los proveedores;
• borrado de datos que ya no se necesitan.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte sus datos, lo informaremos a la SIC según la ley (Ley 1581 de 2012, art. 17 lit. n) y tomaremos medidas para mitigarlo.

12. Cookies, medición y almacenamiento local

• Cookies: el sitio no usa cookies ni identificadores persistentes. Cloudflare Web Analytics, cuando está activo, funciona sin cookies.
• Medición propia: contamos eventos anónimos (un clic en WhatsApp, una lista enviada por WhatsApp con los códigos y cantidades de los productos, una búsqueda sin resultado y el sitio de donde llegó la visita). No guardamos su dirección IP, su nombre, su teléfono ni ningún identificador suyo. Conservamos estos conteos hasta 13 meses.
• Datos técnicos: como cualquier sitio web, los servidores de nuestros proveedores reciben datos técnicos de la conexión, como la dirección IP y el tipo de navegador, para entregar y proteger el sitio, según sus propias condiciones.
• Almacenamiento local (localStorage): la lista de «Mi pedido» (productos y cantidades) se guarda solo en su navegador para que no la pierda si cierra la página. No guardamos ahí su nombre, teléfono ni dirección. Puede borrarla vaciando el pedido o borrando los datos del sitio en su navegador.

13. Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos los datos solo el tiempo razonable y necesario para la finalidad (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.8):

Datos	Plazo de conservación
Conversaciones de WhatsApp que no terminaron en pedido	12 meses
Clientes, pedidos y facturas	Mientras dure la relación comercial y después 10 años, el plazo de conservación de libros y papeles del comerciante (Código de Comercio, art. 60)
PQR	2 años desde el cierre
Datos para mensajes comerciales	Hasta que usted retire la autorización
Conteos anónimos de uso del sitio	13 meses

14. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

El Decreto 090 de 2018 modificó el art. 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015. Desde entonces solo deben inscribir sus bases de datos en el RNBD de la SIC:

• (a) las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT;
• (b) las personas jurídicas de naturaleza pública.

En los considerandos del decreto se lee que “serán excluidas las personas naturales”. Como el responsable es una persona natural comerciante, la inscripción no le aplica.

No inscribirse no exime de cumplir la Ley 1581 ni esta Política.

15. Vigencia y cambios

• Esta Política rige desde la fecha indicada al comienzo de esta página.
• Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas, sin perjuicio de los plazos de la sección 13.
• Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en el sitio y los informaremos antes de aplicarlos por los canales que tengamos con usted. Si cambia la finalidad, pediremos una nueva autorización (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.2).